I Dokumentarkivet (i TABS -> venstremeny) kan skolen laste opp dokumenter og tilgjengeliggjøre disse til følgende brukergrupper:
- alle ansatte
- kun administratorer
- kun administratorer og faglig leder
Rettighetene angis per filmappe.
Det kan lastes opp bildefiler og dokumenter (pdf, doc, xls etc.)
Administratorer kan opprette mapper, laste opp og slette filer i alle mapper. Brukere med rollen "trafikklærer" kan kun slette egne filer.
Elevfortegnelse:
Elevfortegnelsen blir generert automatisk hver måned, og lastet opp i dokumentarkivet som én fil. Tidspunktet for kjøringen kan endres under menypunktet Skoleinnstillinger og Automatiske jobber. Da eksporten er noe ressurskrevende vil du ikke lenger kunne generere rapporten på dagtid. Du kan allikevel «bestille» en eksport ved å klikke på knappen «Eksport til arkiv». Elevfortegnelsen blir da generert i løpet av natten og vil være tilgjenglig som én fil i dokumentarkivet påfølgende morgen.
Elevfortegnelsen inneholder alle år (inntil fem år tilbake) og klasser hvor minimum en elev fortsatt er aktiv. En aktiv elev, er en elev som som ikke er definert med sluttdato på gjeldende elevklasse, eller har en sluttdato nyere enn to måneder tilbake i tid.
Forskrift om trafikkopplæring og førerprøve m.m. § 5-5: «Ved elektronisk føring skal det tas sikkerhetskopi hver måned som dateres og undertegnes av skolens faglige leder, eller ansvarlig hos kursarrangør.»
Trafikkskolen kan løse dette på to måter:
- Utskrift: Last ned PDF-filen fra dokumentarkivet og skriv den ut. Signeres av faglig leder eller undervisningsansvarlig.
- Lagring: Last ned PDF-filen fra dokumentarkivet og lagre den på et lett tilgjengelig lagringsmedium utenfor PC, som USB-stick, ekstern HDD, CD, e.l. En forutsetning er at faglig leder eller undervisningsansvarlig signerer på kvitteringsliste hver gang sikkerhetskopien oppdateres og at kvitteringslisten og lagringsenheten oppbevares samlet.
Sende filer på epost:
Når skolen sender epost i TABS, f.eks. fra kundekort eller konto, er det mulig å legge ved vedlegg som er lagret i dokumentarkivet (mappe E-postvedlegg).
Det kan lastes opp inntil 500 MB. I denne denne datakvoten inkluderes alle filer i dokumentarkivet, filer som er lastet opp på elevers kundekort, samt fakturafiler o.l. Ønsker skolen mer lagringsplass, ta kontakt med support@tabs.no
iPad:
Visning av filer er kun tilgjengelig hvis man bruker TABS i nettleseren Safari, ikke via bokmerke på startskjerm. Vær obs på at TABS ikke bør brukes i Privat/inkognitomodus. Sjekk "Vindu"-ikonet øverst til høyre i nettleseren. "Privat" må ikke være aktivert.